SIMPLIFICACIÓN ADMINISTRATIVA FACILITA LA GESTIÓN EN LO LABORAL

Las medidas de simplificación administrativa instauradas por el gobierno contemplan cambios en materia laboral, entre los que destacan lo relacionado con los contratos de trabajo sujetos a modalidad.

ANNA VILELA ESPINOSA
Jefa del Área laboral de AELE

Las medidas de simplificación administrativa instauradas por el gobierno contemplan cambios en materia laboral, entre los que destacan lo relacionado con los contratos de trabajo sujetos a modalidad, convenios de modalidades formativas laborales, la conservación y la firma de documentos en materia laboral, así como la puesta a disposición al trabajador de las boletas o constancias de pago.

Contratos de trabajo

El D. Leg. Nº 1246 aprobó diversas medidas de simplificación administrativa, entre las que figura en primer lugar la modificación del Art. 73 del TUO del D. Leg. Nº 728, Ley de Productividad y Competitividad Laboral; se eliminó el primer párrafo, que contemplaba la obligación que tenían las empresas de presentar una copia de los contratos de trabajo sujetos a modalidad a la Autoridad Administrativa de Trabajo (AAT) dentro de los 15 días naturales de su celebración para efectos de conocimiento y registro.

En consecuencia, los contratos de trabajo sujetos a modalidad ya no se deben presentar a la AAT, contemplándose como formalidad respecto a este tipo de contratos solo su suscripción por escrito y la entrega de copia del contrato suscrito al trabajador dentro de los tres días hábiles siguientes (1).

Lo que sí subsiste es la obligación de las empresas de presentar a la AAT los siguientes contratos de trabajo:

.Mediante el sistema de registro online en la página web del MTPE: Contrato de trabajo a jornada parcial; Contrato de trabajo del régimen de exportación no tradicional; Contrato de trabajo sujeto a modalidad de personas naturales o jurídicas que desarrollan cultivos o crianza (con excepción de la avicultura, la agroindustria y la industria forestal); Contratos de trabajo a domicilio; Contratos de trabajo de personal destacado de empresas y entidades que realizan actividades de intermediación laboral; Contrato de trabajo de futbolistas profesionales.

.De forma presencial: Contrato de trabajo de extranjeros.

Modalidades formativas

Respecto a los convenios de modalidades formativas laborales, tenemos que al derogar el D. Leg. Nº 1246 el último párrafo del art. 46 de la Ley Nº 28518, se dejó también sin efecto la obligación que tenían las empresas de presentar los Convenios de Modalidades Formativas Laborales (Prácticas Preprofesionales, Profesionales, Capacitación Laboral Juvenil, Pasantía, Actualización para la Reinserción Laboral) a la AAT dentro de los 15 días naturales siguientes a su suscripción. Asimismo, se ha dejado sin efecto la obligación que tenían las empresas de elaborar y presentar a la AAT el Plan Anual de Capacitación Laboral Juvenil, así como el Plan de Entrenamiento y Actualización para la Reinserción Laboral.

Conservación de documentos

Uno de los aspectos más importantes contenidos en el D. Leg. Nº 1310, norma que aprobó medidas adicionales de simplificación administrativa, es el relacionado con la conservación de documentos en materia laboral, la puesta a disposición al trabajador de las boletas o constancias de pago mediante el uso de tecnologías de la información y comunicación en determinado supuesto, así como la posibilidad que tienen las empresas de sustituir en todo tipo de documentos laborales su firma ológrafa y el sellado manual por la firma digital y electrónica, así como hacer uso de microformas.

Para obtener la simplificación administrativa en la emisión, remisión y conservación de documentos en materia laboral, se autoriza el uso de tecnologías de la digitalización, información y comunicación para la sustitución de documentos físicos y firmas ológrafas, de acuerdo con las siguientes disposiciones:

.Firma del empleador en los documentos laborales: En todo tipo de documentos laborales, el empleador puede sustituir su firma ológrafa y el sellado manual por: a) La firma digital, conforme al artículo 141-A del Código Civil (2); b) La firma electrónica, emitida conforme a la Ley N° 27269, Ley de Firmas y Certificados Digitales; y, c) El uso de microformas, conforme a lo regulado por el D. Leg. N° 681.

Es decir que las mismas se podrán utilizar para la firma de contratos de trabajo, convenios de prácticas, certificados de trabajo, boletas de pago, hojas de liquidación de beneficios sociales y utilidades, cartas de preaviso de despido, cartas de despido, cartas de amonestaciones y suspensiones, entre otros documentos.

Es importante precisar que la firma digital es un recurso distinto a la firma digitalizada, ya que esta última se obtiene únicamente trasladando la versión manuscrita de la firmada un documento de soporte físico a un formato electrónico, razón por la cual la firma digitalizada presenta problemas de autenticación que dificultan su uso a través de medios electrónicos. Cabe señalar que en la práctica muchas empresas ya venían utilizando la firma 'digitalizada' del empleador, ya que la Dirección General de Trabajo del MTPE, mediante el Informe Nº 065-2013-MTPE/2/14.1, emitió una opinión técnica a favor del uso de la firma digitalizada del empleador en las boletas de pago justamente por aplicación supletoria del Código Civil (4). Sin embargo, la simple firma 'escaneada', que han venido utilizando las empresas con base en el referido informe del MTPE, no resultaría legalmente aplicable bajo la norma de simplificación administrativa, ya que solo aplicaría la firma digital por aplicación supletoria del Código Civil.

.Boletas o constancias de pago: Cuando el pago de las obligaciones laborales económicas se deposite en cuenta por medio de empresas del sistema financiero: el empleador puede sustituir la impresión y entrega física de las boletas o constancias de pago por la puesta a disposición al trabajador de dichos documentos mediante el uso de tecnologías de la información y comunicación, siempre que se cumpla con lo siguiente: a) El medio utilizado garantice la constancia de su emisión por parte del empleador; b) El medio utilizado garantice un adecuado y razonable acceso por parte del trabajador. En este supuesto no se requiere firma de recepción del trabajador.

Con esta disposición ya no existe la obligación de imprimir las boletas de pago, hojas de liquidación de CTS, Hojas de liquidación de Participación en las Utilidades, Liquidaciones de Beneficios Sociales, etcétera, porque dichos documentos pueden ser entregados al trabajador mediante correo electrónico, intranet, entre otros usos de la tecnología de la información y comunicación siempre que el empleador pueda acreditar su emisión (es decir, su envío) y su acceso al trabajador. Esto debido al hecho que al utilizar las empresas como medio de pago de remuneraciones el sistema financiero, el abono realizado ya se encuentra acreditado, lo que se mantiene es la obligación de la información al trabajador del contenido de estos pagos. En este contexto, al no existir la obligación de entrega del documento físico al trabajador tampoco existe la obligación de su firma en el mismo.

.Presentación de información digitalizada que sea solicitada en un procedimiento administrativo o inspectivo: Cuando en el marco de un procedimiento administrativo o inspectivo o a fin de acceder a servicios de la AAT, la autoridad competente requiera la presentación de documentos que forman parte de los archivos del empleador, de una organización sindical, del trabajador, extrabajador o de terceros; estos pueden, a elección del administrado, ser presentados en versión digitalizada del original.

Entre la información que puede ser solicitada tenemos los contratos, registro de control de asistencias, constancias de pago de beneficios, boletas de pago, registros de la planilla electrónica, entre otros. Es decir, a elección del administrado que puede ser la empresa en caso de una inspección de trabajo se tendría la opción de digitalizar la información; en este contexto, si bien la norma no lo señala se entiende que el envío o la presentación de las mismas dependerá de la administración, pudiendo considerar su presentación vía correo electrónico, en CD, en un USB, etcétera.

Recomendaciones

Pasados los cinco años se recomienda digitalizar la información laboral a fin de que la empresa cuente con las pruebas necesarias en caso de contingencias, ya que si bien, de acuerdo con la Ley Nº 27321, las acciones por derechos derivados de la relación laboral prescriben a los cuatro años contados desde el día siguiente en que se extingue el vínculo laboral, mientras se mantenga dicha relación el trabajador puede reclamar cualquier de estos derechos sin límite de tiempo.

De igual manera en el caso de una inspección laboral, el Art. 51 del reglamento de la Ley General de Inspección del Trabajo, aprobado por DS Nº 019-2006-TR, señala que "la facultad de la autoridad inspectiva para determinar la existencia de infracciones en materia sociolaboral a que se refiere el artículo 13 de la ley prescribe a los cinco años contados a partir de la fecha en que se cometió la infracción o desde que cesó si fuera una acción continuada [...]". la información laboral.

Es importante señalar que en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST), La Ley Nº 29783 y su reglamento aprobado por DS Nº 005-2012-TR contemplan plazos distintos para la conservación de registros y documentos de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST).

[1] De acuerdo con el Art. 83 del Reglamento del TUO de la Ley de Fomento del Empleo, aprobado por DS Nº 001-96- TR, dicha entrega debe hacerse dentro del término de 3 días hábiles contados a partir de la fecha de su presentación a la AAT. Como en la actualidad ya no existe esta última obligación, y mientras no se efectúe la modificación respectiva a este artículo, debería entenderse como que dicho plazo se cuenta desde el momento de la suscripción del contrato. [2] En los casos en que la ley establezca que la manifestación de voluntad deba hacerse a través de alguna formalidad expresa o requiera de firma, esta podrá ser generada o comunicada a través de medios electrónicos, ópticos o cualquier otro análogo.

Publicado en Suplemento Jurídica, 14 de marzo de 2017