LA OFICINA DEL FUTURO

La oficina era un lugar al que la gente iba porque tenía que ir. Había reuniones en salas acondicionadas y en persona, y los escritorios ocupaban la mayor parte del espacio. Pero ahora, el reino de Dilbert y David Brent (el protagonista de la serie británica “The Office”) está bajo amenaza. La pandemia ha expuesto a la oficina a la competencia del teletrabajo y ha hecho surgir una serie de preguntas sobre cómo deberá ser diseñada en el futuro.

Hay que empezar con su función. En el pasado, era donde los empleados hacían su trabajo, de la manera que fuese. Pero hoy, otras opiniones sobre su rol se abren paso. Algunos piensan que es el nuevo “ex situ”, cuyo propósito es juntar gente en persona para que pueda hacer cosas que el teletrabajo dificulta: forjar relaciones estrechas o colaborar en tiempo real en proyectos específicos.

Otros hablan de la oficina como un “destino”, un lugar al que llegar y quedarse, para lo cual tiene que hacer parecer atractiva la idea de levantarse de la cama temprano a fin de mezclarse con gente que podría tener covid-19. En otras palabras, el diseño orientado en gran medida a gente que trabaja en escritorios en fila, al lado de los mismos colegas todo el tiempo, está pasado de moda.

Con menos personas que van a la oficina y más énfasis en la colaboración, se asignarán menos escritorios individuales y, más bien, habrá más áreas compartidas, o “vecindarios”, donde los miembros de un equipo puedan trabajar juntos con flexibilidad. Asimismo, ese esquema necesitará espacio para guardar objetos personales: los casilleros podrían volver pronto a la vida laboral.

Para acortar distancias entre equipos, una táctica es destinar más espacio de la oficina a mostrar el trabajo de cada departamento, a fin de que la gente que nunca interactúa en Zoom pueda ver ejemplos de lo que hacen sus colegas. Otra opción es suministrar trago; aparentemente, bares en las oficinas se harán tendencia. También habrá más áreas para socializar y para eventos. Robin Klehr Avia, ejecutiva de la firma de arquitectura Gensler, dice que está viendo muchos pedidos para sitios, como grandes auditorios, donde los clientes de empresas puedan tener “experiencias”.

Además, el diseño de la oficina poscovid debe considerar el trabajo híbrido. Las reuniones tienen que dar cabida tanto a participantes presenciales como a virtuales: proliferarán cámaras, pantallas y micrófonos. Las oficinas de Gensler en Nueva York tienen minisalas de reuniones, cada una con un monitor y media mesa que sobresale de la pared, con ubicaciones para cuatro o cinco personas colocadas para que no miren entre ellas, sino a la pantalla.

Otro aspecto a considerar será la variedad. Las personas podrían trabajar en grupos en la mañana, pero necesitar concentrarse en alguna tarea en la tarde. Ryan Anderson, vicepresidente de Investigación Global de la firma de mobiliario Herman Miller, compara la diferencia entre la oficina pre y poscovid con la que hay entre un hotel y un hogar. Los hoteles mayormente ofrecen habitaciones a individuos. “El hogar está pensado como un lugar para una familia durante años y acoge muchas actividades distintas”, señala el ejecutivo.

Todo esto implica la necesidad de flexibilidad. Acondicionar un sitio para laptops es sencillo, pero otros detalles de mobiliario de oficina son más difíciles de transformar. Por ejemplo, los escritorios tienden a estar fijados al piso, en medio de un lío de cables y enchufes. La oficina del futuro podría tener escritorios con ruedas, que podrían ser útiles para ese extra de alcohol. Y es probable que las salas de reuniones sean más flexibles, con paredes que se puedan desmontar o deslizar.

Si la socialización y la flexibilización son dos aspectos de la oficina pospandemia, un tercero es la data. Los gerentes inmobiliarios y de recursos humanos querrán más data para entender cómo son usadas las instalaciones, y en qué días y horas la gente se concentra en la oficina. Los trabajadores demandarán más data sobre riesgos sanitarios: calidad de la ventilación en salas de reuniones o adecuado rastreo de contactos si un colega da positivo a la más reciente variante del virus.

En respuesta, la data fluirá más copiosamente: de sensores en escritorios y en la iluminación, pero también de apps para reservar escritorios y para gestión de visitantes. La cuestión en torno a quién posee data sobre los ocupantes de la oficina y qué mecanismos de anuencia son necesarios para recolectar esta información, se hará más apremiante.

¿Qué resulta de todo esto? Si uno es optimista, la oficina será un entorno espacioso y colaborativo que hará que valga la pena desplazarse hasta ella. Si uno es pesimista, será un edificio lleno de ebrios fuertemente vigilados. En realidad, las consideraciones pragmáticas cuánto falta para que venza el alquiler, limitaciones para remozar el edificio, incertidumbre sobre el rumbo de la pandemia determinarán el ritmo del cambio. Pero pase lo que pase, la oficina no volverá a ser lo que fue.